česky

Najčastejšie identifikované chyby v priebehu predkladania a implementácie projektov

Zoznam najčastejšie identifikovaných chýb, ktorých sa dopúšťajú žiadatelia pri žiadaní o NFP, alebo prijímatelia pri implementácii projektu.

 

Chyby pri predkladaní žiadostí o NFP

  • Žiadosť o NFP nebola vyplnená v jazyku vedúceho partnera;
  • Prílohy k Žiadosti o NFP neboli platné, aktuálne, očíslované resp. zoradené podľa predpísaného zoznamu;
  • Žiadosť o NFP nebola predložená v písomnej (tlačenej) podobe (vrátane príloh) v jednom origináli a v dvoch kópiách;
  • Žiadosť o NFP nebola vyplnená kompletne, presne, jednoznačne a zrozumiteľne;
  • Žiadosť nebola zviazaná v pevnej väzbe spolu s prílohami;
  • Žiadateľ nezaslal doplnenú ŽoNFP vytlačenú a podpísanú z formátu MS Excel, ale zo systému ITMS

Zastavenie konania o žiadosti o NFP

  • Žiadosť o NFP nebola podpísaná štatutárnym zástupcom vedúceho partnera a jeho hlavného cezhraničného partnera a potvrdená pečiatkou.
  • Žiadosť nebola doručená prostredníctvom verejnej časti ITMS2014+.
  • Obal žiadosti o NFP neobsahoval povinné náležitosti  (názov projektu, kód výzvy, kód projektu, názov prioritnej osi a špecifického cieľa, názov vedúceho partnera, nápis „neotvárať“).
  • K originálu Žiadosti o NFP nebol priložený CD alebo DVD nosič obsahujúci elektronickú verziu formuláru žiadosti o NFP spolu s prílohami

Nedostatky, pre ktoré žiadosť nepostúpila do ďalšieho hodnotenia

  • Neoprávnenosť: žiadateľov a partnerov, aktivít, cieľových skupín, či výdavkov
  • Žiadateľ nezaslal doplnenie žiadosti o NFP na základe zaslanej Výzvy: vôbec, včas, či v požadovanom rozsahu
  • Bola identifikovaná štátna pomoc.

Nedostatky zistené pri administratívnej kontrole žiadostí

  • príspevok k princípu udržateľného rozvoja nie je vyplnený v zmysle „Pokynov ako správne identifikovať príspevok k princípu udržateľného rozvoja“
  • parcelné čísla a súpisné čísla stavieb, na ktorých sa projekt realizuje (pozemok/budova) nekorešpondujú s číslami uvedenými v katastrálnych mapách, príp. v prílohe č. 6b a projektovej dokumentácii
  • nie sú uvedené všetky personálne pozície v projekte
  • v prípade použitia personálneho paušálu chýba jeho výpočet
  • chýba preukázanie odbornej spôsobilosti odborných zamestnancov
  • chýba popis prevádzkovej kapacity žiadateľa
  • chýbajúce povinné aktivity „riadenie projektu“ a „zabezpečenie povinnej publicity projektu“
  • zapojenie partnerov nekorešponduje s bodom č. 7 „Aktivity partnerov v projekte“
  • duplicitne uvádzané aktivity
  • merné jednotky nie sú v súlade s Manuálom príp. a impl.
  • chýbajúce povinné aktivity „riadenie projektu“ a „zabezpečenie povinnej publicity projektu“
  • hodnoty merateľných ukazovateľov, ktoré sú pre všetkých partnerov spoločné, sú uvádzané duplicitne, aktivity neboli dostatočne popísané
  • v prípade, že je merateľný ukazovateľ rovnaký pri viacerých aktivitách, je potrebné vybrať len jednu aktivitu pri ktorej bude generovaný, pri ostatných aktivitách uviesť N/A
  • merateľné ukazovatele a ich cieľové hodnoty nie sú v súlade s bodom 7.1 formuláru ŽoNFP
  • nesprávne vyplnená merná jednotka, kód a relevancia k HP
  • chýbajúce financovanie z vlastných zdrojov
  • nesprávny podiel spolufinancovania v %
  • chýbajú priradené aktivity k položkám rozpočtu (riadenie projektu a zabezpečenie povinnej publicity)
  • pracovné pozície v kapitole 2 nie sú v súlade s dokumentom Maximálne prípustné limity personálnych výdavkov
  • nesprávne zaradené položky do rozpočtových kapitol

Nedostatky zistené pri odbornom hodnotení

  • ŽoNFP nesplnila dve povinné kritériá cezhraničnej spolupráce (spoločná príprava a spoločná realizácia).
  • Kritériá cezhraničného dopadu a cezhraničnej spolupráce boli preukázané nedostatočne alebo iba čiastočne.
  • Potreba realizácie projektu nebola v žiadosti dostatočne zdôvodnená; projektový zámer sa neopieral o žiadne analýzy, prieskumy, stratégie.
  • Projekt nebol dostatočne zmysluplný, keďže umiestňuje "bodové" aktivity investícii značne vzdialené v spoločnom území (napr. bežná rekonštrukcia existujúcich mostov) bez jasnej pridanej hodnoty.
  • Projekt nebol inovatívny.
  • Hlavným cieľom projektu bolo realizovanie doplnkovej aktivity v rámci intervenčnej logiky programu.
  • V projekte bola zvolená aktivita, ktorá nevykazuje žiadny ukazovateľ, resp. výstup, ktorý je cieľom projektu.
  • Aktivity neboli vhodne zvolené, logicky na seba nenadväzovali a neboli dostatočne popísané.
  • V žiadosti bolo uvedených viacero aktivít s duplicitným popisom.
  • Hlavné aktivity projektu sa plánovali zabezpečiť dodávateľsky, napriek tomu, že do projektu je zapojených veľa odborných zamestnancov na strane VP aj HCP.
  • Všeobecné definovanie cieľových skupín (kvantifikácia CS).
  • Merateľné ukazovatele výstupov projektu neboli vhodne nastavené (napr. vo vzťahu k plánovaným výdavkom, neodrážali ciele projektu, ktoré sa majú dosiahnuť, ich cieľová hodnota bola pod/naddimenzovaná).
  • Administratívne kapacity neboli dostatočne popísané, resp. boli nevyhovujúce potrebám projektu.
  • Udržateľnosť výstupov a výsledkov projektu nebola dostatočne popísaná.
  • Finančná ani personálna udržateľnosť nebola v projekte deklarovaná.

Najčastejšie chyby a nedostatky pri predkladaní MS a ZDV:

  1. Nepresne uvádzané aktivity, resp. činnosti realizované pre projekt na pracovných výkazoch. Nesúlad vykazovaných činnosti resp. aktivít medzi viacerými zainteresovanými pracovníkmi na projekte. (napr. pracovné stretnutia, semináre, pracovné cesty, resp. ZPC.),
  2. Nesprávne a nepresne uvádzané identifikačné údaje o prijímateľovi (napr. obdobie, poradie, a iné formálne nedostatky,
  3. Nesprávne uvádzané informácie vo formulári ZDV, nesprávne a nepresne vyčíslované žiadané sumy pri niektorých typoch výdavkov, nepredkladanie formulárov MS  a ZDV v predpísanej forme a lehote, častokrat aj bez povinných príloh,
  4. Neúplne zdokladovaný účel a predmet obstarávania tovarov,
  5. Formálne aj vecné nedostatky v predkladaných pracovných výkazoch (napr. nepodpísané, predkladané kópie, nedostatočne popísané zoznamy činnosti realizovaných v rámci sledovaného obdobie, prekrývanie sa odpracovaného času s inými projektmi, nepresné informácie uvedené v činnostiach),
  6. Nedostatočne, nepresne definované pracovné činnosti v dohodách, resp. v náplniach práce k pracovným zmluvám, reťazenie dohôd,
  7. Faktúry často krát nie sú v súlade so zákonom o účtovníctve, chýbajú základe identifikačné údaje, nepresné množstvá,
  8. Chýbajúce  podklady k vyúčtovaniu pracovných ciest, resp. zahraničných pracovných ciest, neodvodnené čerpanie položiek podľa schválených zmlúv,
  9. Nedostatočne preukazovanie obstarávanie tovarov a služieb, chýbajúca podporná dokumentácia,
  10. Zabezpečenie dostatočne publicity k projektu,
  11. Predkladané Zoznamy deklarovaných výdavkov sú nepresne zoradené čo komplikuje samotný výkon kontroly,
  12. Delenie predmetu obstarávania a tým pádom obchádzanie vyššej metódy obstarávania podľa zákona č. 25/2006. Z. z. v znení neskorších predpisov.

Príklady najčastejších neoprávnených výdavkov:

  • náklady bez priameho vzťahu k projektu,
  • náklady nespĺňajúce princípy hospodárnosti, účelnosti a efektívnosti,
  • náklady nevyhovujúce pravidlám časovej oprávnenosti,
  • náklady s výlučným dopadom mimo oprávneného územia,
  • výdavky na aktivity mimo podporované územie, pokiaľ nie sú presne špecifikované v žiadosti o podporu a schválené SMV,
  • tá časť kúpnej ceny pozemku, ktorá je vyššia ako 10% celkových oprávnených nákladov na projekt,
  • tá časť kúpnej ceny (pri pozemkoch, stavbách, použitého zariadenia), ktorá je vyššia ako cena zistená znaleckým posudkom,
  • režijné náklady, ktoré sa týkajú všeobecnej prevádzky organizácie bez príčinnej väzby na projekt,
  • nákup predplatených telefónnych kariet (telekomunikačných kariet s predplateným kreditom),
  • náklady, ktoré zodpovedajú svojim vymedzením účtovnej kategórii mimoriadnych nákladov (ide napr. o opravu výdavkov minulých účtovných období, vyúčtovanie nárokov zamestnancov na odstupné pri reorganizácii,
    odškodnenie pri pracovných úrazoch, výdavky, ktorými nájomca podľa zmluvy uvádza po skončení prenájmu prenajatú vec do pôvodného stavu a pod.) mzdové náklady zamestnancov, ktorí sa na realizácii projektu nepodieľajú,
  • pri zamestnancoch, ktorí sa na realizácii projektu podieľajú, alikvotná časť osobných nákladov, ktoré nezodpovedajú pracovnému vyťaženiu zamestnanca na danom projekte,
  • ostatné výdavky na zamestnanca, pre ktoré nemajú zamestnávatelia povinnosť podľa právnych predpisov napr. odmeny, príspevky na doplnkové dôchodkové poistenie v SR, jubilejné dary a pod.,
  • výdavky na právne spory,
  • správne a miestne poplatky, ktoré nemajú priamu väzbu na prípravu a realizáciu projektu,
  • sankčné poplatky, pokuty a penále, prípadne ďalšie sankčné výdavky, či už dojednané v zmluvách alebo ktoré vznikli z iných príčin,
  • úroky z úverov a pôžičiek,
  • DPH alebo jej časť, pokiaľ existuje zákonný nárok na jej odpočet,
  • clo,
  • poplatky za otvorenie a správu účtov, ktoré nie sú zriadené prijímateľom výlučne za účelom realizácie projektu,
  • odmeny členom štatutárnych orgánov vyplývajúce z titulu ich funkcie, tzn. z titulu výkonu činnosti štatutárneho orgánu,
  • paušálne výdavky,
  • odpis pohľadávok,
  • náklady na audit projektu, pokiaľ v zmluve/rozhodnutí nie je priamo stanovená povinnosť taký audit uskutočniť,
  • výdavky financované z iných grantov a príspevkov,
  • náklady na reprezentáciu okrem a) technickej asistencie a b) nákladov na občerstvenie, pohostenie uskutočnené partnerom, pokiaľ sú vynakladané v súlade s cieľmi projektu (napr. občerstvenie pri školeniach a seminároch),
  • tabakové výrobky a alkohol,
  • dary a ceny v súťažiach prevyšujúce hodnotu 20 €/ks (600,- Sk/ks),
  • dary a ceny v súťažiach do 20€/ks (600,- Sk/ks), pokiaľ nemajú žiadny význam z hľadiska naplnenia cieľa projektu a pokiaľ nie sú označené v súlade s pravidlami propagácie EÚ,
  • dodávky, ktoré nevytvárajú vo vzťahu k naplneniu cieľov projektu žiadnu pridanú hodnotu – ide o prípad, kedy dodávateľ iba sprostredkuje kúpu tovaru či služby, ktorú mohol prijímateľ zabezpečiť za rovnakých podmienok, ale za nižšiu cenu priamo od výrobcu či poskytovateľa služby,
  • mzdy (platy) nad rámec obvyklej sumy miezd (platov) u vedúceho partnera projektu, resp.partnera v prípade, že je uplatňovaný podiel z vyplácaných miezd,
  • mzdy (platy) nad rámec miezd (platov) obvyklých v regióne pre jednotlivé profesie v prípade, že sa práce uskutočňujú na základe preukázateľného pracovno-právneho vzťahu,
  • náklady na nákup a odpisy majetku, vybavenie a pod. pokiaľ nie sú v plnej miere použité pre účely projektu. V tomto prípade je možné si nárokovať na preplatenie iba alikvotnú časť obstarávacej ceny/odpisov zodpovedajúcej/im výške jeho/ich využitia pre účely projektu,
  • nákup a odpisy osobných áut (odpisy osobných vozidiel uplatňované Správcom Fondu mikroprojektov a v rámci technickej asistencie sú oprávneným výdavkom),
  • platby týkajúce sa realizácie aktivít projektu v hotovosti, ak suma platby presahuje čiastku 500,- EUR (15063,- Sk) denne alebo 1000,- EUR (30126,- Sk) mesačne,
  • výdavky, ktoré partner projektu nie je schopný príslušnému kontrolórovi doložiť či už z pohľadu jeho nutnosti v rámci projektu alebo oprávnenosti jeho hodnoty,
  • výdavky, ktoré neboli u partnera projektu vedené v analytickom účtovníctve pre projekt. Pokiaľ to povaha dokladu dovoľuje na dokladoch je potrebné jednoznačne uviesť, ku ktorému projektu sa vzťahujú,
  • výdavky na aktivity projektu, ktoré nesplnili pravidlá publicity stanovené v Rozhodnutí/Zmluve o poskytnutí FP,
    výdavky uskutočnené pri realizácii projektu, kedy partner projektu nedokázal vyvrátiť porušenie konfliktu záujmov,
    vecné príspevky verejného alebo súkromného prijímateľa, napr. poskytnutie pozemku, stavieb, zariadení, surovín a pod. za podmienky, že ich hodnota sa nedá nezávisle vyhodnotiť a podrobiť auditu,
  • honoráre umelcom, pokiaľ majú vystupujúci svoju umeleckú aktivitu ako hlavný zdroj svojej zárobkovej činnosti (tzn. ide o profesionálnych umelcov),
  • každoročne sa opakujúce kultúrne podujatia, ktoré môžu byť podporované z prostriedkov EÚ iba v počiatočných fázach, pričom podpora by mala prioritne smerovať na organizačné zabezpečenie podujatí nie na odmeny umelcom,
  • odmeny zamestnancom vyplatené za kvalitne odvedenú prácu,
  • dobrovoľná neplatená práca presahujúca 5% celkových oprávnených výdavkov na partnera, pričom max. možná cena dobrovoľnej práce nepresiahne 4,80 €/h (150,- Sk/hod.),
  • daň z nehnuteľnosti a daň z motorových vozidiel.

Ďalšie chyby prijímateľov

Pri vypracovaní pracovných príkazov:

  • Neuvádzanie presných činností s detailným popisom skutočne  realizovaných prác pre projekt v rámci jednotlivých dní.
  • Pracovníci na projekte nevykazujú jednotne spoločné činnosti (napr.: komunikácia,  stretnutia, výstupy, workshopy, pracovné cesty, atď.)
  • Neuvádzanie reálneho času trvania pracovných činností
  • Nesúlad pracovných výkazov s internou dochádzkou zamestnávateľa

Publicita k projektu:

  • Fotodokumentácia neobsahuje jednoznačnú identifikáciu predmetu fakturácie.
  • Chýbajúce základné náležitosti publicity viažuce sa na workshopy, stretnutia a konferencie (Prezentácie,  propagačné predmety, označenie miestnosti publicitou na viditeľnom mieste,  vlajky, atď)

V rámci externých služieb:

  • Nedostatočne zdokladovaná odbornosť prednášajúcich pre projekt.
  • Prezentácie musia spĺňať kvalitatívnu aj kvantitatívnu stránku odbornosti (prednášajúci a tvorba samotných prezentácii)